Comment animer vos réunions ? PYTHEOS vous aide dans le suivi régulier de vos plans d’action

L’un des objectifs de PYTHEOS est de permettre à tous les managers d’intégrer tous les plans d’action de l’entreprise sous un même outil.

Tous les plans d’action émanent la plupart du temps de décisions prises dans le cadre d’une instance : comité de direction, revue de processus, comité de pilotage, etc…. Dans ce sens, sous PYTHEOS , tous les plans peuvent être liés à leur origine, en plus d’être associés à un processus, un enjeu et/ou un site.

Ainsi lors de la première réunion de la période, l’équipe fait l’état des lieux des plans d’action à mener.
Dans PYTHEOS, l’animateur qui dispose des droits dans PYTHEOS, crée les plans d’action associée à l’instance. Pour chaque plan d’action, les échanges permettent d’établir le constat de la situation, les objectifs visés et les livrables attendus.

Puis les actions à mettre en place sont alors définies et attribuées au sein de chaque plan d’action PYTHEOS. Les délais sont alors également fixés.

Définition des actions par processus
Possibilité de sortir les actions par responsables

A l’issue de la réunion, chacun repart avec ses nouvelles affectations. Tout est fléché, le plan de charge déjà renseigné dans PYTHEOS. Plus de perte d’information !
Quand la personne se connecte sur son profil personnel, elle retrouve en visu Gantt et/ou par thème ses actions à mener

Ensuite, en vue de la réunion suivante, chaque collaborateur met à jour régulièrement son avancement, apporte ses commentaires, lie ses documents.

Ainsi, lors de la préparation de l’ordre du jour, de la réunion du comité de direction, ou d’une réunion de service, il suffit de choisir ses thématiques pour imprimer le bilan de toutes les actions engagées et/ou vérifier que tout le monde joue le jeu et a pris le temps de saisir ses avancées.

Sinon, une fonction permet en 1 clic de relancer les futurs participants

Plus besoin de repartir à chaque début de réunion d’une feuille vide. La feuille de route a été complétée en amont de la réunion ou du comité.

Les plans d’action sont déclinés par type de réunion

Le jour de la réunion, PYTHEOS projeté sur un écran partagé, La réunion devient alors constructive. Les plans d’action sont affichés par date d »échéance et par priorité . Les différentes parties prenantes de la réunion commentent selon le même fil conducteur, leurs avancées et décrivent les progrès accomplis ou les actions restant à mener. L’animateur peut évaluer les avancements, vérifier le passage des jalons, noter les blocages, identifier les points bloquants.

Priorité des plans d'action à suivre
Les plans d’action sont analysés par priorité, par échéance et/ ou par degré d’avancement

Grâce au GANTT associé, le comité analyse la bonne marche des projets et la bonne répartition dans le temps. Les dead-lines sont réajustées directement dans PYTHEOS, de nouvelles actions par rapport aux décisions prises sont également ajoutées par l’animateur

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